Les archives de l'état civil en cours de numérisation

Pour protéger les données et les rendre plus accessibles, une loi oblige désormais à numériser les archives... c'est en cours à Oloron, pour les actes datant de 1944 à 1989.

A Oloron Sainte-Marie, les agents détiennent les actes d’état civil sous une forme informatique depuis 1990. Mais pour retrouver un acte antérieur, comme cela arrive régulièrement, il faut recourir aux registres papier. Ce qui pose un souci de rapidité, d’exactitude (la rédaction manuscrite peut prêter à des erreurs de retranscription) et de sécurité, même si ces registres sont mis sous clé, dès l’absence des agents, dans des armoires ignifugées.

La loi n°2016-1547 du 18 novembre 2016 de modernisation de la justice du XXIème siècle relative à l’obligation de raccordement à la plateforme des échanges dématérialisés pour les communes disposant ou ayant disposé d’une maternité contraint les mairies à procéder à la numérisation des actes pour le 1er novembre 2018.

Un employé de la société Numerize est donc actuellement à l’œuvre et numérise tous les actes de naissance, mariage et décès de 1944 à 1989. Il est doté d’un scanner spécial.

Dans quelques mois, Oloron disposera donc des fichiers numérisés de ses archives de 1944 à nos jours. Restera encore à numériser le fond de 1900 à 1944, qui est stocké à l’état civil, ainsi que le fond ancien, regroupant registres paroissiaux et registres communaux, détenu aux archives municipales, à l’Hôtel de Ville.

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En plus de leur préservation, la numérisation des registres permet une délivrance des actes plus rapide : bientôt, les services d’état civil ne demanderont plus les copies des actes aux citoyens car ils pourront les récupérer directement. Le gain de rapidité s’appliquera aussi aux agents du service de l’état civil : à Oloron, par mois, les agents reçoivent en moyenne 400 demandes de copies diverses (extraits d’actes de naissance avec filiation, etc.). Evidemment, ces avancées techniques s’accompagnent d’une nécessaire protection des données personnelles.

Le travail s’effectue en plusieurs phases :

- Photographies instantanées de toutes les pages des registres, de 1944 à 1989. C’est le travail réalisé actuellement par Daniel Colinet. La machine, qui appartient à la société qui l’emploi, Numerize, enregistre au fur et à mesure les données sur une clé USB, laquelle est régulièrement vidée sur ordinateur.

- Reprise des données : la totalité des registres sera entièrement retapée par deux personnes, afin de procéder à un arbitrage en fin de retraitement, en cas de différence de saisie.

- Fourniture à la mairie des fichiers numérisés et indexés.

Un peu d'histoire...

En France, l’état civil a été instauré en 1539 par François Ier, par l’ordonnance de Villers-Cotterêts. Il rendit alors obligatoire la consignation des baptêmes, puis des mariages et des décès, par l’Eglise, alors seule dépositaire de cette tâche administrative.

Suite à la Révolution, les registres paroissiaux sont devenus des registres d’état civil et ont été tenus par les mairies. Les mairies continuent aujourd’hui cette tâche, mais les registres papier sont doublés par une utile et nécessaire dématérialisation des procédures.

 

Service rédaction, 07-05-2018 | Publié dans la catégorie Divers